El e-mail es una de las causas de problemas en la productividad de las empresas. ¿Cuántas veces has recibido un mensaje con un asunto que no dice nada sobre su contenido? ¿No sería mejor si al leer el asunto ya sabes de qué va el mensaje con el objetivo de priorizar con inteligencia y evitar que se atrasen los correos más importantes?

Los asuntos mal redactados o en blanco no le sirven al receptor de nuestros correos. Estos e-mails pueden ser de todo. Además es posible que recibas varios mensajes con el mismo asunto pero que tratan de cosas completamente distintas.

Al abrir un correo con un asunto redactado correctamente sabes de antemano de qué va el mensaje. Estos asuntos también te ayudan a identificar los mensajes más importantes y urgentes si no tienes tiempo para procesar todos los e-mails.

Si todos somos conscientes de la importancia de un buen asunto del mensaje y si tomamos el tiempo para escribir un mejor asunto ganamos todos tiempo. Un buen asunto es claro y concreto. Un buen asunto comunica qué esperas que haga el destinatario y cuál es el plazo para hacerlo.

Hasta me atrevería a decir que no es poner un buen asunto o dejarlo en blanco es un robo de tiempo para el receptor, y por tanto una falta de respeto hacia el mismo.

Consejo: Si respondes a un mensaje sin asunto claro, puedes cambiar el asunto. Si luego vuelves a recibir una respuesta sabrás de qué va el mensaje.

Actualización: También hoy acaba de publicar Berto Pena, uno de los mayores expertos en productividad de nuestro país, un artículo en su reconocido blog tratando el mismo tema. ¿Y tú? ¿A qué esperas para empezar a usar el correo de manera más inteligente?

Fuente: El Canasto.
Imagen: Casas Perfectas.

CCO es la abreviatura de “Con copia oculta” (o “Copia de carbón oculta”, según apple.com).

Cuando estamos redactando un correo y queremos escoger el destinatario del mismo, encontramos los campos “Para” y “CC”, y junto a ellos, ese desconocido “CCO”.

Según el cliente de correo que utilicemos, este campo CCO puede no estar visible al crear un nuevo mensaje. Para activarlo, encontramos habitualmente una opción en el menú “Ver” del mensaje con la que podremos activar el Campo CCO.

Si agregamos el nombre de un destinatario en este cuadro de un mensaje de correo, se enviará una copia del mensaje a ese destinatario y los demás destinatarios del mensaje no podrán ver su nombre.

De esta manera, conseguiremos enviar o reenviar un mensaje a varios destinatarios sin que cada uno de ellos reciba las direcciones electrónicas de los demás. Esto es una precaución anti spam, virus (y otro tipo de malware), hoax y phishing porque evita que los destinatarios propaguen gran cantidad de direcciones de correo electrónico (que es lo que ocurre si se ponen las direcciones en los campos Para o CC), con el riesgo de que caigan en manos de spammers y remitentes de virus (u otro tipo de badware), hoax y mensajes con phising.

Recientemente hemos recibido una instructiva página web explicando de manera informal el funcionamiento de esta valiosa herramienta que protege y previene de ese mal tan extendido en la red como es el spam en el correo electrónico:

http://usa-cco.com

Recuerda, la próxima vez que envíes un correo a varias personas, ¡no olvides utilizar el campo CCO!