El correo electrónico se ha convertido en los últimos años en una de las principales herramientas de comunicación de las empresas, tanto para contactos con clientes, proveedores, como para mensajes internos. En algunas empresas se ha convertido incluso en la principal herramienta de comunicación, por encima de otras tan tradicionales como el teléfono.

Aunque las redes sociales vienen pisando fuerte y parecen ir sustituyendo, poco a poco, al correo electrónico dentro del uso personal, no está ocurriendo ni ocurrirá lo mismo dentro del uso empresarial.

Es por eso que deberías empezar a replantearte la manera que tienes de enviar los correos electrónicos. Ya sabes, si sigues nuestro blog, que cualquier acto de comunicación con tus clientes da una importante imagen de tu empresa. Y la imagen hay que cuidarla, porque de ella puede depender una determinada venta.

Hoy queremos darte unos consejos que te ayudarán a no cometer los errores más típicos a la hora de utilizar el email para comunicación empresarial.

• En la configuración de la cuenta de correo pon tu nombre o el de tu empresa para que aparezca el correo como: Enviado por “tu nombre” y no algo incomprensible o lo que es peor NADA.
• Configura una firma automática para que aparezca al final de cada correo, con tu nombre y tu organización u otra forma alternativa de contacto si lo crees oportuno.
• Incluye siempre el texto del correo original cuando estés contestando ese correo. Facilitarás al lector recordar de qué le estás hablando.
• No pulses Siempre “Responder a todos”, piensa unos segundos si es necesario que lo que vas a escribir lo sepa toda la lista de distribución o una persona en concreto.
• Ten siempre en cuenta que no podrás recuperar un correo enviado que realmente no querías enviar. Lee con tranquilidad lo que estás enviando antes de pulsar el botoncito. Comprueba que has adjunto el archivo que querías enviar y a quién se lo estás enviando.
• Considera que el correo vive eternamente y puede aparecer muy fácilmente si es necesario para un CSI de juzgado por ejemplo. No mientas, no insultes… cumple las mismas normas que tu empresa posee para cualquier contacto con otras empresas o personas.
• ¿De verdad crees que por poner al final del mensaje que no imprimamos ese correo por el bien de los árboles, nadie lo va a imprimir? Evita llenar la firma del correo de mensajes largos no necesarios.
• Ponte de acuerdo con tus compañeros y usad siempre la misma tipografía, color y tamaño de letra para los mensajes de tu empresa. Mientras más sencillo mejor: Arial, Helvética o Verdana, Negro o gris oscuro y un tamaño de 10 a 12 dan como resultado siempre una buena combinación.
• Cuando te vayas de vacaciones deja una auto-respuesta que diga que te encuentras ausente por lo que no vas a contestar ese correo de manera inmediata. Y siempre avisa de la fecha en la que volverás a estar disponible. si es posible redirecciona tus correo a algún compañero que pueda gestionar los mensajes realmente importantes. Recuerda desactivar todo esto al volver de vacaciones.

Esperamos que los empieces a aplicar desde hoy mismo. Deja ver en tus correos electrónicos que escribes desde una empresa ordenada, detallista, eficiente y que sabe como comunicarse.

Fuente: El Blog de Serantes.

Al menos en el país desde donde escribimos, España, está muy extendido para uso personal el servicio de correo gratuito de Microsoft, conocido como Hotmail. Es un correo gratuito, fácil de manejar y que en pocas ocasiones nos ha dejado tirados. La expansión del uso de este servicio coincidió con el “boom de Internet” en nuestro país, enganchando sobre todo a los adolescentes, debido sobre todo a dos causas destacables.

La primera de ellas es que esa generación era la que más facilidad tenía para abrir su mente y adaptarse a las ventajas que las nuevas tecnologías le ofrecian. La otra es un viejo amigo llamado Messenger. Una aplicación de mensajería instantánea que comunicó a toda una generación vía Internet y que, hasta poco antes de su destrono, estaba obligatoriamente ligado a cuentas de correo de Hotmail.

Han pasado los años, todos aquellos adolescentes de entre 13 y 18 años han crecido. Los que antes estudiaban y pasaban las tardes pegados al Messenger, ahora trabajan y fundan empresas. Ya apenas se conectan al Messenger porque el tiempo libre no es tan generoso como en aquellos años, pero aquellas cuentas de Hotmail se siguen utilizando. Es la que tienes desde pequeño, es la que conocen todos tus amigos, por lo que parece lógico seguir usándola tanto a nivel personal como, aquí viene el problema, a nivel profesional.

Se empiezan a ver empresas que siguen utilizando estas direcciones de correo como contacto corporativo, anunciándolas en coches serigrafiados y luminosos, sin pararse ni un solo minuto a pensar qué mensaje se está enviando a nuestros clientes. Al igual que personas que siguen enviando sus curriculum vitae con estas direcciones como contacto. ¿Qué problema hay en seguir usando un servicio que durante tantos años nos ha funcionado tan bien? No existe ningún problema por seguir usándolo a nivel personal. Pero a nivel corporativo podemos estar diciendo muchas cosas al público de las cuales ni siquiera somos conscientes.

• El cliente puede pensar con qué tipo de empresa está tratando que no tiene o no es capaz de invertir lo más mínimo en un servicio de correo corporativo, dejando en manos de un servicio gratuito toda la confianza de una de las principales vías de comunicación de la empresa.
• Si el contacto no es en una oficina, ni en persona, puede dar a entender que ni siquiera estamos tratanto con una empresa sino con una persona que trabaja de manera solitaria desde su casa y que no puede ofrecerne la calidad y confianza que buscamos.
• Por la cultura social que existe en este país, puede decir de tí que eres demasiado joven, que aún eres estudiante o que tus conocimientos de informática son escasos o desfasados.
• Y ni que decir tiene la poca seriedad y confianza que dan propuestas de trabaja o envío de currículums que vienen acompañados de direcciones del tipo “morenita16″, “ligomazo84″, “chic_sexy”, “anita_la_perdida”… acompañados de su correspondiente @hotmail.com.

Seguramente no seas demasiado joven, ni seas irresponsable, ni tengas falta de profesionabilidad, ni seas alguien en quien no se puede confiar, ni sólo conozcas ese servicio de correo… Pero por si acaso, mejor dejárselo claro a tus clientes, ¿no?.

Como prueba os dejamos la noticia donde una empresa que buscaba trabajadores con conocimientos de informática e internet, usó como filtro la dirección de correo para eliminar a todos los que usaban cuentas Hotmail, al considerar que no estaban demasiado al día al haber mejores servicios de correo gratuitos actualmente.