La implantación de cámaras de seguridad en las empresas en los últimos años como recurso de seguridad o de control de los empleados, ha hecho que prolifere exponencialmente la presencia de la videovigilancia en cualquier tipo de negocio. Indistintamente de los motivos que generen la instalación de estos equipos, existe una normativa básica que debe cumplirse conforme a la legislación vigente en materia de Protección de Datos. Y es que el uso no regulado de estos sistemas es uno de los motivos que más denuncia genera ante la Agencia Española de Protección de Datos.

Los requerimientos legales son varios. En primer lugar, y respecto a su (1) finalidad; los sistemas de videovigilancia sólo podrán utilizarse siempre y cuando su objetivo (la vigilancia) no pueda conseguirse justificadamente mediante otros medios. La (2) instalación de estos sistemas deberá respetar la intimidad de las personas, sin resultar su acción en ningún momento invasiva y/o desproporcionada respecto a su finalidad. En este sentido, las cámaras no podrán enfocar espacios públicos, quedando destinadas sólo al control de zonas internas, salvo que resulte imposible debido a cuestiones de ubicación y uso.

(3) Información clara y eficaz. Todas las zonas vigiladas deberán ser identificadas mediante el uso de carteles enunciativos que adviertan de la presencia de las cámaras, figurando claramente en cada cartel los datos del responsable del fichero ante el que poder hacer uso de los derechos que reconoce la LOPD. Por descontando, el responsable deberá garantizar la seguridad a fin de garantizar el secreto de los datos.

Se deberá proceder a la oportuna (4) Inscripción del fichero de datos en la Agencia Española de Protección de Datos. Debe mencionarse que las grabaciones facilitadas por las cámaras no podrán guardarse por un plazo mayor a un mes. Por último, y no por ello menos importante, se actualizará el (5) Documento de seguridad con los datos relativos al sistema de seguridad instalado.

En el caso de que la seguridad sea llevada por una empresa subcontratada, además de comprobar que la empresa esté autorizada y cumple con sus obligaciones legales, se firmará un contrato de tratamiento de datos.

CCO es la abreviatura de “Con copia oculta” (o “Copia de carbón oculta”, según apple.com).

Cuando estamos redactando un correo y queremos escoger el destinatario del mismo, encontramos los campos “Para” y “CC”, y junto a ellos, ese desconocido “CCO”.

Según el cliente de correo que utilicemos, este campo CCO puede no estar visible al crear un nuevo mensaje. Para activarlo, encontramos habitualmente una opción en el menú “Ver” del mensaje con la que podremos activar el Campo CCO.

Si agregamos el nombre de un destinatario en este cuadro de un mensaje de correo, se enviará una copia del mensaje a ese destinatario y los demás destinatarios del mensaje no podrán ver su nombre.

De esta manera, conseguiremos enviar o reenviar un mensaje a varios destinatarios sin que cada uno de ellos reciba las direcciones electrónicas de los demás. Esto es una precaución anti spam, virus (y otro tipo de malware), hoax y phishing porque evita que los destinatarios propaguen gran cantidad de direcciones de correo electrónico (que es lo que ocurre si se ponen las direcciones en los campos Para o CC), con el riesgo de que caigan en manos de spammers y remitentes de virus (u otro tipo de badware), hoax y mensajes con phising.

Recientemente hemos recibido una instructiva página web explicando de manera informal el funcionamiento de esta valiosa herramienta que protege y previene de ese mal tan extendido en la red como es el spam en el correo electrónico:

http://usa-cco.com

Recuerda, la próxima vez que envíes un correo a varias personas, ¡no olvides utilizar el campo CCO!

La Agencia Española de Protección de Datos ha presentado EVALÚA, una aplicación online desarrollada con el objetivo de medir el grado de cumplimiento de la actual Ley de Protección de Datos en las empresas.

La aplicación EVALÚA se encuentra disponible en la siguiente dirección:

http://212.170.243.77:8080/Evalua/home.seam

El sistema permite realizar dos encuestas que se presentan con la finalidad de calibrar el grado de cumplimiento en cuanto a LOPD y al nivel de adaptación a las medidas de seguridad.

Una vez seleccionada uno de los dos tests disponibles, se inicia un recorrido de preguntas reunidas en cómodos bloques temáticos que facilita en todo momento su cumplimentación. Finalizado el test,  el recorrido concluye en un informe en el que se analizan ordenadamente todos los errores que han de subsanarse.

Una de las ventajas que presenta la aplicación EVALÚA es el anonimato a la hora de usar la herramienta, por lo que cualquier puede consultar cómodamente el grado de cumplimiento a la LOPD de su empresa sin sentirse vigilado.

Visita EVALÚA.

Desgraciadamente, la percepción que se tiene de la privacidad de los datos de los clientes por parte de terceros no se suele tener en cuenta como un elemento diferenciador. De hecho, frente a la política de amenazas por las sanciones derivadas del incumplimiento, el correcto seguimiento de la LOPD puede ser un valor añadido que las empresas pueden implementar en sus relaciones con sus clientes. Aumentando así la confianza de estos en nuestro negocio y forma de trabajo. De hecho se trata de un elemento que no se explota ni se potencia.

Que la principal, y prácticamente única, motivación para la gran parte de empresas sea únicamente evitar las sanciones es el rasgo sintomático de la situación real en que se encuentra este punto. El incumplimiento de la Ley de Protección de Datos acarrea sanciones que, en función a la gravedad de la infracción, oscilarán entre los 601.01€ de multa y los 601.012,10€. No obstante, no debe tomarse como la única motivación que nos impulse a llevar a cabo la adaptacíón de nuestro negocio.

¿Cuales son las principales ventajas que podemos encontrar en una correcta adaptación a la Ley de Protección de Datos?

• Evitar las sanciones por incumplimiento.
• Mejora de imagen de la empresa.
• Incremento en la seguridad de los sistemas de trabajo. Las auditorías de control son una herramienta de gran valor, ya que permiten detectar vulnerabilidades y optimizar los procesos de trabajo.
• Sensibilización del personal interno y de su responsabilidad respecto a los datos tratados.

¿Dónde encuentro mayor información?

• En la web de la Agencia de Española de Protección de Datos.
• En Publícitis realizamos adaptaciones desde nuestro departamento de protección de datos o a través del portal www.proteccion-datos.info.